Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
SCENTS SOFTWARE GmbH
vertreten durch die Geschäftsführer
Wengen 48
86 911 Dießen am Ammersee
Deutschland
Telefon: +49 (0) 8807 206 515
E-Mail: us@scents-software.com
Webseite: https://www.scents-software.com/
Datenschutzbeauftragter der SCENTS SOFTWARE GmbH ist:
Jan ter Vehn
SCENTS SOFTWARE GmbH
Wengen 48
86 911 Dießen am Ammersee
E-Mail: jv@scents-software.com
Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie der Inhalte und Leistungen erforderlich ist.
Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:
Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.
Die vorübergehende Erhebung der Daten durch das System ist erforderlich, um eine Auslieferung der Website an Ihr Endgerät zu ermöglichen und deren Wiedergabe zu gewährleisten. Die Speicherung in Logfiles erfolgt zudem, um die Stabilität und Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Ferner dienen die Daten zur Optimierung der Website und zur Gewährleistung der Sicherheit der informationstechnischen Systeme gegen mögliche Angriffe von außen.
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In dem zuvor geschilderten Zweck liegt zugleich unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.
Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder anonymisiert, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich keine Widerspruchsmöglichkeit.
Für die Bereitstellung unseres Onlineangebotes nutzen wir die IONOS SE (im Folgenden: „IONOS“) als Hostingdienstleister. IONOS betreibt an einer ihrer Standorte in Europa einen Webserver für die Auslieferung unserer Website und nimmt standardmäßig ein Mindestmaß an WebAnalytics vor. IONOS achtet hierbei darauf, dass keine Rückschlüsse auf einzelne Besucher gezogen werden können. Beim Besuch unserer Website werden die folgenden Daten von IONOS erhoben:
Die IP-Adresse wird bei der Übermittlung eines Seitenabrufs übertragen, nach der Übermittlung direkt anonymisiert und ohne Personenbezug verarbeitet.
Die Daten werden von IONOS erhoben, um die Sicherheit und Stabilität des Angebotes zu gewährleisten und Websitebesuchern ein Höchstmaß an Qualität bereitstellen zu können. Im Rahmen von WebAnalytics werden sie ausschließlich zur statistischen Auswertung und zur technischen Optimierung des Webangebotes erhoben.
IONOS erhebt die Daten durch ein Logfile oder einen sog. Tracking Pixel.
Die Daten werden von IONOS 8 Wochen gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben. Ein Transfer in sog. Drittstaaten, d.h. Länder außerhalb der EU bzw. des EWR, findet nicht statt
Weitere Informationen zum Vorgehen von IONOS finden Sie auf den Seiten dieser unter:
Im Rahmen unserer E-Mail-Kommunikation erheben wir personenbezogene Daten wie insbesondere:
Zweck der Verarbeitung sind hierbei eine umgängliche Kommunikation und die Bearbeitung Ihres Anliegens. Anlassbezogen und abhängig vom Ziel Ihres Anliegens können weitere Daten zu dessen Bearbeitung erhoben werden. Die Verarbeitung dieser dient hierbei dann hauptsächlich dem Erreichen Ihres verfolgten Ziels, kann je nach Kontext jedoch auch der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen unsererseits dienen.
Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung oben genannter Daten dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In dem oben geschilderten Zweck der Verarbeitung liegt zugleich unser berechtigtes Interesse. Falls Sie mit uns Kontakt aufnehmen und mit Ihrem Anliegen einen Vertragsabschluss anstreben oder Ihr Anliegen die Durchführung eines gemeinsamen Vertrages ist, tritt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als weitere Rechtsgrundlage hinzu. Falls ihr Anliegen eine Bewerbung zum Gegenstand hat, beachten Sie bitte die weiteren Informationen zu Bewerbungsverfahren (VI.)
Ihre Daten aus der E-Mail-Kommunikation werden gelöscht, sobald ihr Anliegen abschließend bearbeitet wurde und soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer Löschung nicht entgegenstehen. Eine abschließende Bearbeitung ist anzunehmen, wenn sich das Anliegen nach einer Gesamtbetrachtung der jeweils relevanten Umstände erledigt hat.
Zur Bereitstellung unserer E-Mail-Kommunikation nutzen wir den Exchange Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited (im Folgenden: „Microsoft“). Dies dient der technischen Umsetzung unseres Mail-Verkehrs. Die bei der E-Mail-Kommunikation erhobenen Daten werden daher auch von Microsoft als Dienstleister verarbeitet. Dies geschieht aufgrund unserer vertraglichen Auswahl der Rechenzentren ausschließlich in Europa, dennoch ist aufgrund des Mutterkonzerns Microsoft Corporation mit Sitz in den USA nicht auszuschließen, dass US-Behörden eine Zugriffsmöglichkeit erhalten. Um dennoch ein angemessenen Sicherheitsniveaus für Ihre Daten gewährleisten zu können, haben wir sog. Standardvertragsklauseln nach den Vorgaben der EU-Kommission mit Microsoft geschlossen.
Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der entsprechenden Seite von Microsoft:
https://docs.microsoft.com/de-de/compliance/regulatory/offering-eu-model-clauses
Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der einfachen E-Mail-Kommunikation jederzeit für die Zukunft widersprechen. In diesem Fall können wir Ihr Anliegen jedoch nicht weiter bearbeiten. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der E-Mail-Kommunikation gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht, es sei denn, dass gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen oder die weitere Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen zwingend erforderlich ist.
Sofern Sie sich per E-Mail auf eine Stelle bei uns bewerben, gelten ergänzend zu den obigen Informationen zur E-Mail-Kommunikation (V.) die folgenden Hinweise:
Im Rahmen von Bewerbungsverfahren verarbeiten wir personenbezogene Daten, um das Verfahren für beide Seiten so komfortabel und effizient wie möglich durchführen zu können.
Die folgenden Daten werden regelmäßig in Bewerbungsverfahren erhoben:
Spätestens bei erfolgreicher Bewerbung werden zudem für den ordnungsgemäßen Abschluss des Arbeitsvertrages im angeschlossenen Onboardingverfahren die folgenden weiteren Daten erhoben:
Bei den unter die letzten drei Punkte fallenden Daten sowie bei einem etwaigen Lichtbild handelt es sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 Abs. 1 DSGVO.
Die Datenverarbeitung dient der Besetzung der offenen Stelle und damit gleichsam der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
Im Onboardingverfahren dient die Datenverarbeitung zudem der Erfüllung arbeitsvertraglicher, gesetzlicher, sowie sozialversicherungsrechtlicher Verpflichtungen.
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogene Daten eine Einwilligung von Ihnen einholen, dient uns Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Begründung des Arbeitsvertrages erforderlich ist, dient uns Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG, § 611a BGB als Rechtsgrundlage.
Soweit wir für die die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten i.S.v. Art. 9 Abs. 1 DSGVO eine Einwilligung einholen, dient Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Daneben tritt auch Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage hinzu.
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen wir unterliegen, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht. Danach speichern wir Ihre Daten unter anderem für folgende Zeiträume: Bewerbungsunterlagen, nach Entscheidung über Nichtbesetzung, bis zu 6 Monate, sie unterfallen der Diskriminierungsbeweislast mit der Frist aus §§ 21 Abs. 5, 22 AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz); Bewerbungs- und Onboardingdaten ansonsten: Bei Auflösung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist für die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses zwingend erforderlich. Es besteht folglich für Sie keine Widerspruchsmöglichkeit. Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten allein auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, haben Sie hingegen jederzeit die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen.
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber uns als Verantwortlichem zu:
Sie können eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden.
Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von uns über folgende Informationen Auskunft verlangen:
(1) die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
(2) die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
(3) die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
(4) die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
(5) das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
(6) das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.
Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber uns, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Wir haben die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.
Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:
(1) wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für eine Dauer bestreiten, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
(2) die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
(3) wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
(4) wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe unsererseits gegenüber Ihren Gründen überwiegen.
Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.
Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von uns unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.
Sie können von uns verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und wir sind verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
(1) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
(2) Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
(3) Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
(4) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
(5) Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem wir unterliegen.
(6) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.
Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist
(1) zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
(2) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem
(3) Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem wir unterliegen, erfordert;
(4) aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
(4) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung uns gegenüber geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.
Ihnen steht uns gegenüber das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns, zu übermitteln, sofern
(1) die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und
(2) die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von uns an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.
Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Wir verarbeiten die Sie betreffenden personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.
Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.
Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.
Zuständige Aufsichtsbehörde für uns ist:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
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Tel.: +49 (0) 981 180093-0
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